Typowe wartości domyślne dot. zamawiania tablic

Formularz zawiera parametry typowych wartości domyślnych, które wykorzystwane są w procesie zamawiania tablic.  W przypadku zmian jakiegoś z tych elementów należy powrócić do tego okna i dokonać aktualizacji.

- 'Typowy sposób wysyłania zamówienia' - wybór jednego ze sposobów spowoduje traktowanie tej opcji jako domyślnej,

- 'Wysyłać e-mail bezpośrednio?' - jeżeli zostanie zaznaczona ta opcja, to przy wysyłka zamówienia nastąpi bezpośrednio bez otwierania okna e-maila z treścią wiadomości,

- 'Typowy termin wykonania wtórnika' - zgodnie z umową, program sam będzie wtedy wyliczał termin jego wykonania,

- 'Typowy termin wykonania tablic nowych' - zgodnie z umową, program sam będzie wtedy wyliczał termin wykonania,

- 'Treść stała sygnatury dokumentu przed' - oznacza część stałą sygnatury przed zmienną, np. Jeżeli sygnatura składa się z SWK-22-kk/122/WK2008, gdzie zmieniają się tylko znaki 122 jako kolejne znaki pism, częścią stałą przed są znaki SWK-22-kk, a znakami stałymi po są znaki WK2008,

- 'Treść sygnatury dokumentu po' - patrz wyżej,

- 'Ostrzegaj gdy termin umowy zostało dni < niż' - oznacza liczbę dni do końca umowy kiedy program przed każdym rozpoczęciem procesu zamawiania ma ostrzegać, że zbliża się koniec umowy,

- 'Ostrzegaj gdy wykonanie umowy jest > niż %' - oznacza procentową wartość zaawansowania umowy powyżej ktorej program ma ostrzegać o zblizaniu się do końca umowy.

Formularz zamówienia na program IUVO-Z

Druk formularza w formacie word

Druk formularza w formacie pdf


Program IUVO-Z można zamówić na dwa sposoby:
1. Formularz w formacie pdf należy wydrukować i ręcznie wypełnić a następnie wysłać pocztą tradycyjną albo zeskanować i przesłać na adres e-mail iuvo-z@tlen.pl.
2. Formularz w formacie word można wypełnić w komputerze a następnie wysłać pocztą tradycyjną lub przesłać na adres e-mail iuvo-z@tlen.pl.
------------------------------------------------------------------------------
Szczegółowe informacje można uzyskać po numerem telefonu 660 084 741.
------------------------------------------------------------------------------

Wybór sposobu wysłania zamówienia

Okno sposób wysłania zamówienia otwiera się w dwóch przypadkach:

1. automatycznie po zapisaniu zamówienia.

2. przy 'ręcznej' próbie wysłania zamówienia z formularza przeglądu zamówień.  

 

Są CZTERY możliwe sposoby wysyłki zamówienia:  

1. drogą standardową - poprzez wydruk zamówienia i przesłanie faksem lub za pomocą poczty tradycyjnej.  

2. poprzez e-mail (z załącznikiem - plikiem, który może zostać odczytany w przypadku posiadania przez producenta tablic programu dla producentów IUVO-P lub programu do odczytywania zamówień),

3. poprzez e-mail (z załącznikiem - formularzem zamówienia - zapisanym w popularnym formacie PDF; producent odbiera e-maila i drukuje zamówienia),

4. wysyłka na serwer - po wysłaniu na serwer producent tablic może odebrać zamówienie korzystając z programu dla producentów IUVO-P.

Formularz wysyłkowy zawiera wszystkie niezbędne szczegóły:  

- numer zamówienia,  

- datę zamówienia,  

- nazwę producenta  

- miejsce na sygnaturę dokumentu.  

Sygnatura dokumentu jest częściowo zautomatyzowana (części niezmienne występujące przed i po cześci zmiennej nadaje się nadaje się w parametrach 'Narzędziach i opcjach' zamówień). Zmienny numer sygnatry - nadawany indywidualnie (wg instrukcji kancelaryjnej)  należy wpisać właśnie w tym polu (Sygnatura dokumentu) - na formularzu sposobu wysyłki.  

Spostrzeżenia:

1. W parametrach zamawiania należy ustalić domyślny sposób wysłania zamówienia.

2. Zamówienie wysyłamy poprzez kliknięcie na ikonę ze sposobem wysłania zamówienia lub naciśnięcie przycisku w dolnej części formularza.

3. Wysyłanie zamówień za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) wymaga skonfigurowania poczty elektronicznej na komputerze, na którym zainstalowany jest program.

Rejestr zamówień niewysłanych

Formularz zawiera rejestr zamówień, które zostały przygotowane i zapisane, ale nie zostały odnotowane jako wysłane:

- w przypadku, gdy zamówienie jest wysyłane poprzez e-mail oznacza to, że nie doszło do wysłania wiadomości do adresata i czynność tę należy wykonać ponownie,

- w przypadku gdy zamówienie jest wysyłane fax-em lub listem, oznacza to że nie wydrukowano zamówienia za pomocą przycisku 'Wyślij zamówienie faxem' (być może wydrukowano zamówienie poprzez 'Podgląd wydruku', który nie jest równoznaczny z wysłaniem zamówienia).  

Spostrzeżenia:

1. Jeżeli formularz nie zawiera zamówień oznacza to, że wszystkie zamówienia zostały wysłane (znajdują się w rejestrze zamówień wysłanych).

2. Jeżeli w formularzu znajdują się niewysłane zamówienia, możemy je wysłać używając przycisku "Wyślij/Wyślij ponownie".

3. Istnieje możliwośc wydrukowania niewysłanego zamówienia oraz raportu niewysłanych zamówień (przycisk 'Raport niewysłanych zamówień' na wstążce).

Rejestr wszystkich zamówień

Formularz zawiera rejestr wszystkich zamówień, które zostały przygotowane i zapisane. Istnieje możliwość zapoznania się z treścią zamówienia (poprzez kliknięcie na znak '+' przy zamówieniu lub naciśnięcie na link 'Otwórz') lub otworzyć zawartość zamówienia, które otworzy się w nowym formularzu (poprzez kliknięcie na link z numerem zamówienia lub przycisku 'Szczegóły').  

Spostrzeżenia:

1. Istnieje możliwość ponownego wysłania zamówienia  za pomocą przycisku "Wyślij/Wyślij ponownie".

2. Istnieje możliwośc wydrukowania zamówienia oraz raportu wszystkich zamówień (przycisk 'Raport wszystkich zamówień' na wstążce).

Formularz zamówienia na tablice rejestracyjne

Formularz umożliwa zarejestrowanie zamówienia na tablice.

W górnej jego części widoczne są informacje o producencie, do którego ma być skierowane zamówienie oraz informacje o numerze i dacie zamówienia.

Przyciski poleceń umożliwiają zarejestrowanie:  

- nowe tablice - zamówienie nowych tablic nowe zwyczajne, zabytkowe lub indywidualne,

- wtórnik - zamówienia wtórników tablic,

- usuń - usunięcie z zamówienia wskazanej pozycji zamóienia (jeden wiersz),

- zapisz - zapisanie całego zamówienia i przejście do procedury jego wysyłania.

- zamknij - zamknięcie zamówienia bez wysyłania go (tzn. opuszczenie formularza zamówienia, treść zamówienia jest wtedy przechowywana ale nie zapisana - do tego zamówienia można jeszcze dopisać następne pozycje, w tym celu istnieje możliwość powrotu do niezapisanego zamówienia).

 

Spostrzeżenia:

1. Na tym etapie przygotowywania zamówienia data zamówienia to data jego utworzenia - jeżeli zamówienie zostanie zapisane w następnych dniach, to przed zapisaniem zamówienia będzie można dokonać zmiany jego daty na bieżącą.

2. Jeżeli zbliża się lub zakończył okres obowiązywania umowy albo zbliża się lub została przekroczona wartość zamówień na tablice, przed otwarciem formularza program poinformuje o kończącej się umowie lub aktualnym zaawansowaniu umowy.

4. Prawa kolumna informuje o przebiegu wykorzystania cennika umowy/przetargu.

3. Jeżeli pole z wyborem producenta nie jest wypełnione (nie wybrano automatycznie żandego dostawcy tablic), to:  

- nie wprowadzono żadnego producenta tablic - należy wprowadzić nowego producenta,  

- zarejestrowany prodcent tablicnie został ustawiony jako domyślny.

4. Jeżeli nie zapisujemy zamówienia, to w przypadku wprowadzenia następnego zamówienia, program poinformuje o niezapisanym zamówieniu.